Incasso

ZZP'ers en bedrijven worden vaak geconfronteerd met opdrachtgevers en klanten die niet betalen. ‘Niet betalende klanten zijn geen klanten’, start daarom een incassoprocedure op bij het uitblijven van betalingen na het sturen van herinneringen en/of aanmaningen. Niet prettig, maar wel noodzakelijk. Als ZZP'er ben je vrijwel volledig afhankelijk van de gefactureerde uren. In jouw eigen onderneming kan het voor grote problemen zorgen. Een incassobureau is inschakelen een grote stap, het voelt niet goed voelt ten opzichte van de klant, tevens is het een dure oplossing op het moment dat het ook het incassobureau niet lukt om de vordering te incasseren.

Betekenis incasso

Zoals in de inleiding beschreven krijgen ZZP'ers en bedrijven te maken met niet betalende klanten waarop een incasso traject volgt. Echter wordt de term 'incasso' breder getrokken dan alleen het voorgaande. Een incasso is feitelijk een manier van betalen. Een ander woord voor incasso is machtiging.  Er zijn vier soorten incasso's met ieder zijn eigen kenmerken, namelijk de:

1. Eenmalige incasso;
2. Automatische incasso;
3. SEPA-incasso;
4. Incasso van openstaande facturen.
   
   

Eenmalige en automatische incasso

De eenmalige en automatische incasso is bij particuliere en ondernemers de incasso die het meest bekend is. Met een incasso verleen je toestemming aan een bedrijf om eenmalig of over een langere periode, geld van je rekening af te schrijven. Je kan een maximum bedrag aangeven of toestemming verlenen om ongelimiteerd een bedrag te laten afschrijven.

Hiervoor dien je schriftelijk een machtigingsformulier te ondertekenen. Bij sommige banken kan dit ook digitaal. Mocht een incasso bedrag niet kloppen of er is ten onrechte een bedrag afgeschreven, kan je als bedrijf dit binnen 30 dagen storneren. Het afgeschreven bedrag wordt dan terug geboekt op de oorspronkelijke rekening. Om de afschrijving succesvol te laten voltooien, moet er wel voldoende saldo op de rekening aanwezig zijn.

SEPA-incasso

Vrijwel iedere bank in Europa heeft de overstap gemaakt SEPA. De afkorting SEPA staat voor Single Euro Payments Area. SEPA leidt tot harmonisatie van de betaalmarkt binnen de Europese Unie. Het is een manier om binnen Europa op dezelfde manier te kunnen betalen. Middels SEPA is het eenvoudiger geworden om voor bedrijven geld te incasseren van buitenlandse rekeningen.

Incasso van een openstaande factuur

Met je bedrijf en ZZP opdrachten krijg je weleens te maken met klanten of opdrachtgevers die niet willen betalen. In dat geval kan is er de mogelijkheid om een incassotraject op te zetten via een incassobureau. Een incassobureau is een bedrijf dat schulden int in opdracht van jou als schuldeiser. Zij zijn gespecialiseerd in het verkrijgen van betalingen betreft openstaande facturen.

Het incassobureau zorgt ervoor dat het verschuldigde bedrag van de openstaande factuur alsnog op je rekening komt. Het contact met de schuldenaar, ook bekend als debiteur, verloopt via het incassobureau. Het bureau brengt kosten in rekening bij de schuldenaar. De kosten komen boven op de openstaande facturen en kost de schuldenaar veel geld. 

Incassobedrijven mogen niet onbeperkt hoge kosten in rekening brengen. Afspraken hierover zijn gemaakt in de Wet Incasso Kosten (WIK).

Wet Incasso Kosten

De WIK oftewel de Wet Incasso Kosten is ingegaan op 1 juli 2012. Voor een incasso procedure geldt een staffel die wordt berekend van de openstaande factuur. De openstaande factuur wordt ook wel de hoofdsom genoemd van de schuld. De staffel wordt dus berekend over de hoofdsom. De regeling hierin heet het ‘Besluit Vergoeding voor Buitengerechtelijke Incassokosten’. De WIK is verplicht bij consumentenvorderingen. Bij vorderingen in de ‘Business 2 Business’ (B2B) is dit niet verplicht. Bedrijven mogen hier in andere afspraken maken. Dit kan zowel een lager als een hoger bedrag zijn. Als ZZP’er krijg je soms te maken met particuliere klanten. Daarbij geldt de volgende staffel van de vordering:

• 15% over de eerste 2.500 euro van de hoofdsom, met een minimum van 40 euro;\
• 10% over de volgende 2.500 euro van de hoofdsom;
• 5% over de volgende 5.000 euro van de hoofdsom;
• 1% over de volgende 190.000 euro van de hoofdsom;
• 0,5% over het meerdere van de hoofdsom met een maximum van 6.775 euro.

Herinneringen en aanmaningen

Voordat je een incassobureau kunt inschakelen zegt de wet dat je eerst zelf de debiteur de mogelijkheid hebt moeten geven om het verschuldigde bedrag te betalen. Je dient de debiteur een redelijke termijn te geven om de factuur alsnog te voldoen. Daarnaast dien je de debiteur één keer schriftelijk aan te manen voordat je een incassotraject kunt starten. In de praktijk komt het voor dat je eerst een factuur verstuurd, waarna een herinnering met vervolgens een aanmaning. Voorbeeld:

• Factuur – 30 dagen;
• Herinnering – 14 dagen;
• Aanmaning – 5 werkdagen;
• Incassotraject.

Factoring als oplossing

Met factoring kom je op een snelle manier aan werkkapitaal. Het is een alternatieve financieringsvorm waarmee je facturen vrijwel direct uitbetaald krijgt. Je hoeft niet meer 30 dagen of langer te wachten op de betaling van de factuur en je hoeft ook geen herinneringen of aanmaningen meer te versturen. De factoringmaatschappij betaalt het geldbedrag aan jou uit en gaat vervolgens zelf achter het geld aan van jouw opdrachtgever.

ZZP'er en kostenloos gebruik maken van factoring?

Lees hoe het werkt en registreer je nu gratis. 

Download gratis de APP