Voldoet jouw factuur aan de wettelijke eisen?

Factuur maken

Een factuur maken is het ontwikkelen van een rekening naar een bedrijf of particulier. n het geval van de ZZP'er zal de factuur verstuurd worden voor het verlenen van diensten. De wijze waarop een factuur wordt verstuurd kan zowel digitaal als schriftelijk gebeuren. Voordat je wettelijk gezien een factuur mag versturen als zijnde factuur, zal deze eerst moeten voldoen aan enkele wettelijke eisen.

Betalingstermijn factuur

Met een factuur verstuur je dus een rekening die betaald moet worden. Op de factuur moet de betalingstermijn vermeld worden. Iedere opdrachtgever hanteert zijn of haar eigen betalingstermijn. Zonder afspraken met met betrekking tot de betalingstermijn, wordt de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen gehanteerd. In gezamenlijk overeenkomst mag de betalingstermijn van de factuur afgeweken worden tot maximaal 60 dagen. Voor de ZZP'er is het gebruikelijk dat er een betalingstermijn van 30 dagen of minder wordt gehanteerd.

Soms zit het als ZZP'er even tegen en is er de kans dat je in een cashflow probleem terecht komt. Een cashflow probleem wilt zeggen dat het geld wel onderweg is, alleen nog niet tot je beschikking hebt. Je hebt onvoldoende financiële middelen om je werk te kunnen voortzetten.

Om eerder aan je geld te kunnen komen zijn er drie opties;

Je spreekt een kortere betalingstermijn af met de opdrachtgever;
Je belt de opdrachtgever en vraagt of de factuur eerder betaald kan worden dan afgesproken;
Je maakt gebruik van factoring. Klik op: 'factoring' voor meer informatie.

Regels opstellen factuur

Bij het maken van een factuur ben je gebonden aan de regels beschreven in de Wet op de omzetbelasting. Is de factuur niet opgesteld zoals beschreven in de Wet, dan is de factuur niet rechtsgeldig en kan er geen BTW in rekening worden gebracht. Bij de BTW aangifte kan er dan geen BTW worden teruggevorderd. Deze eisen zijn als volgt:

De factuurdatum;
Vermelding opeenvolgend factuurnummer;
Het BTW-nummer van de ZZP'er;
Het BTW-nummer van het bedrijf;
NAW-gegevens van de ZZP'er en het bedrijf;
De totaal geleverde goederen en/of diensten;
De datum en eventueel tijden van de levering van de goederen en/of dienst;
De verkregen vergoeding of eenheidsprijs en vooruitbetaling- of andere kortingen;
Het BTW-tarief;
Het te betalen BTW-bedrag.

Structuur van de factuur

Om een factuur een factuur te mogen noemen dient deze aan voorschriften te voldoen. Hieronder vind je de voorschriften en de opbouw van een factuur.

Factuurkop

De term "Factuur";
NAW-gegevens van de ZZP'er of bedrijf (eventueel met een bedrijfslogo);
NAW-gegevens van de klant (een postbus mag alleen wanneer de adresgegevens bekend zijn);
Gegevens over inschrijving bij de Kamer van Koophandel van de ZZP'er;
Het BTW-nummer van de ZZP'er;
Het factuurnummer;
Het debiteurennummer (niet wettelijk verplicht);
De factuurdatum;
Eventueel het ordernummer of de referentie van de opdrachtgever.

Regel
Een factuur heeft betrekking op een of meerdere goederen en/of diensten die de ZZP'er aan de opdrachtgever heeft geleverd. De factuurregels laten de opdrachtgever zien welk goederen en/of diensten er zijn geleverd, inclusief aantallen en de daarvoor geldende prijzen.

Factuurvoet
De factuurvoet bevindt zich onderaan de pagina van je factuur en in ieder geval onder de 'regel'.

Het nettobedrag, het bedrag exclusief BTW;
Het BTW-bedrag plus het berekende percentage (9% of 21%);
Het totaalbedrag, inclusief BTW;
De betalingscondities, bijvoorbeeld een termijn van 14 of 30 dagen of een korting indien betaald wordt binnen bijvoorbeeld 14 dagen (de zogenaamde kredietbeperking);
Vermelding van je IBAN rekeningnummer.

Factuur voorbeeld

Hieronder vind je een voorbeeld van een factuur zoals deze wordt ontwikkeld door het systeem van 1ZZP.

Creditnota

Het kan gebeuren dat geleverde diensten op de factuur niet overeenkomen met de daadwerkelijke geleverde diensten in de praktijk. Als het factuurbedrag hoger is dan het bedrag voor de daadwerkelijke geleverde diensten, dient het bedrag op de factuur verrekend te worden. Het verrekenen van een bedrag kan middels een creditnota, ook wel creditfactuur genoemd. Een creditnota is de verrekening van een (openstaande) factuur. Een creditnota ziet er als volgt uit.

Factuur maken

Spookfactuur (nep factuur)

Er zijn personen die frauduleus handelen en facturen sturen voor diensten die niet zijn verricht of goederen die niet zijn geleverd. In de praktijk zijn dit geregeld facturen voor kleinere bedragen (€,-10 tot €300,-) die naar veel bedrijven worden verstuurd. Het is voorgekomen dat deze personen zich voor doen als een instantie zoals de Kamer van Koophandel. Omdat het vaak om kleinere bedragen gaan, wordt er minder streng gecontroleerd op de factuur. Het gebeurd ook dat particulieren een spookfactuur per e-mail ontvangen.

1ZZP facturatie

Met de 1ZZP facturatie hoef je zelf geen facturen meer te ontwikkelen. Het systeem ontwikkelt foutloos voor jou de factuur op basis van geaccordeerde urenstaten. Dit scheelt tijd en geld. Daarnaast behoren het versturen van herinneringen en aanmaningen tot de verleden tijd. Je hoeft dus niet meer van allerlei verschillende opdrachtgevers of klanten de factuurtermijnen in de gaten te houden. Betaalde boekhoudpakketten zijn ook niet meer nodig.

1ZZP is helemaal gratis voor de ZZP'er. Registreren is gratis op het all-in-one ZZP platform.